e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura'dan Farkı
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara — yani son tüketicilere ve e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere — elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kağıt faturayla aynı hükümdedir; farkı, elektronik olarak oluşturulması, alıcıya elektronik iletilmesi (veya kağıt çıktısının verilmesi) ve GİB'e raporlanmasıdır.
Kısaca: karşı taraf e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesersiniz. İkisi de elektronik faturadır; ayrım, alıcının kim olduğuna göre yapılır.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı işletme | Son tüketici veya e-Fatura mükellefi olmayan |
| İletim | GİB üzerinden alıcının sistemine | E-posta/bağlantı veya kağıt çıktı |
| GİB'e durum | Sistem üzerinden karşılıklı | Düzenleyen tarafça raporlanır |
| Hukuki değer | Kağıt faturayla aynı | Kağıt faturayla aynı |
Bu ayrımı elle takip etmek zordur; iyi bir program, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını GİB'e sorarak doğru belge tipini otomatik seçer. (e-Fatura tarafını e-fatura nedir yazısında ele aldık.)
e-Arşiv fatura kimlere kesilir?
- Son tüketiciler: Bireysel müşterilere yapılan satışlar.
- e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler: Henüz e-Fatura sistemine geçmemiş firmalar.
- e-ticaret satışları: İnternet üzerinden yapılan satışlarda alıcı çoğunlukla son tüketicidir; bu faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir.
e-Arşiv nasıl düzenlenir?
Genel akış şöyledir:
- Belge oluşturma: Fatura, e-Arşiv formatında elektronik olarak hazırlanır.
- İletim: Alıcıya e-posta veya erişim bağlantısıyla iletilir; alıcı isterse kağıt çıktı da verilebilir.
- Raporlama: Düzenlenen e-Arşiv faturaları belirlenen periyotta GİB'e raporlanır.
- Saklama: Belgeler elektronik ortamda yasal süre boyunca saklanır.
e-Fatura mükellefi olan işletmeler, e-Fatura kapsamına girmeyen satışları için genellikle e-Arşiv de düzenlemek durumundadır. İşletmenizin durumunu mali müşavirinizle teyit edin.
Ön muhasebeyle ilişkisi
Her e-Arşiv fatura, aynı zamanda bir satış ve bir muhasebe kaydıdır. Faturayı ayrı bir portaldan kesip ön muhasebeyi elle güncellemek çift veri girişi ve tutarsızlık doğurur. Bütünleşik bir sistemde ise e-Arşiv kesildiği anda cari hesap, stok ve raporlar da güncellenir.
Marfin'de e-Fatura ve e-Arşiv tek ekrandan kesilir; hangi belge tipinin gerektiği otomatik belirlenir ve her fatura kendi muhasebe kaydını oluşturur.
Özet
- e-Arşiv, e-Fatura kullanıcısı olmayanlara (son tüketici dâhil) kesilen elektronik faturadır.
- Kağıt faturayla aynı hükümdedir; GİB'e raporlanır.
- e-Fatura mı e-Arşiv mi ayrımı alıcının durumuna göre yapılır ve otomatikleştirilebilir.
- e-ticaret satışları tipik olarak e-Arşiv kapsamındadır.
- Bütünleşik ön muhasebe, faturayı keserken muhasebeyi de günceller.
e-Fatura ve e-Arşiv'i tek sistemde yönetmek için Marfin'i 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.