e-Fatura Nedir? Zorunluluk, e-Arşiv Farkı ve Geçiş
e-Fatura, kağıt faturanın elektronik ortamdaki karşılığıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standart bir formatta (UBL-TR) düzenlenen, GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilen ve yasal olarak kağıt fatura ile aynı hükümde olan bir belgedir. Amaç, fatura sürecini dijitalleştirerek hem işletmeler hem de idare için hız, güvenlik ve denetlenebilirlik sağlamaktır.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark
Bu ikisi en çok karıştırılan konudur. İkisi de elektronik faturadır; fark, alıcının kim olduğudur.
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı işletmeler | e-Fatura mükellefi olmayanlar (ör. son tüketici, kayıtsız firma) |
| İletim | GİB üzerinden alıcının sistemine | E-posta/bağlantı ile alıcıya, GİB'e raporlanır |
| Format | UBL-TR (standart) | Elektronik, GİB'e günlük raporlanır |
Pratikte: Karşı taraf e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesersiniz. Bu ayrımı işletmenin elle takip etmesi zordur; iyi bir program alıcının durumunu GİB'e sorup doğru belge tipini otomatik seçer.
e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, malın sevki sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Fatura değeri taşımaz; malın kimden kime, ne zaman gönderildiğini belgeler. e-Fatura'ya geçen birçok işletme için e-İrsaliye de gündeme gelir.
e-Fatura kimler için zorunlu?
e-Fatura'ya geçiş zorunluluğu, GİB'in belirlediği ciro sınırlarına ve sektörel koşullara göre belirlenir. Bu sınırlar zaman içinde kademeli olarak düşürülmüştür; ayrıca belirli sektörlerde (ör. e-ticaret, akaryakıt, komisyonculuk) ciro şartı aranmadan zorunluluk getirilebilmektedir.
Genel çerçeve şöyledir:
- Ciro şartı: GİB'in ilan ettiği yıllık brüt satış hasılatı sınırını aşan işletmeler bir sonraki yıl e-Fatura'ya geçmek zorundadır.
- Sektör şartı: Bazı sektörlerde ciroya bakılmaksızın zorunluluk uygulanır.
- Zincir etki: e-Fatura mükellefi olunca çoğu durumda e-Arşiv (ve ilgili koşullarda e-İrsaliye, e-Defter) de gündeme gelir.
Güncel ciro sınırları her yıl değişebildiğinden, işletmenizin durumunu mali müşavirinizle teyit etmek en doğrusudur.
e-Fatura'ya nasıl geçilir?
Genel adımlar şunlardır:
- Mali mühür / e-imza: Tüzel kişiler için mali mühür, şahıs işletmeleri için e-imza temin edilir.
- GİB başvurusu: e-Fatura mükellefiyeti için GİB portalı üzerinden başvuru yapılır.
- Yöntem seçimi: GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden biri seçilir. KOBİ'ler için en pratik yol genellikle bir yazılım/entegratör kullanmaktır.
- Fatura kesmeye başlama: Sisteminiz üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv düzenlemeye başlarsınız.
e-Fatura ve ön muhasebe ilişkisi
e-Fatura yalnızca bir "belge kesme" işi değildir; her fatura aynı zamanda bir muhasebe kaydıdır. Faturayı bağımsız bir portalda kesip ön muhasebeyi ayrı tutarsanız, veriyi iki kez girmek ve tutarsızlık riskiyle uğraşmak zorunda kalırsınız. Bütünleşik bir sistemde ise e-Fatura kesildiği anda cari hesap, stok ve raporlar da güncellenir.
Marfin'de e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye tek ekrandan kesilir; e-Fatura mı e-Arşiv mi ayrımı otomatik yapılır ve her belge kendi muhasebe kaydını oluşturur.
Özet
- e-Fatura, kağıt faturayla aynı hükümde olan, GİB standardında elektronik faturadır.
- Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir.
- Zorunluluk, GİB'in ciro ve sektör koşullarına göre belirlenir ve sınırlar zamanla düşmektedir.
- Geçiş için mali mühür/e-imza, GİB başvurusu ve bir yöntem (genelde yazılım/entegratör) gerekir.
- e-Fatura'yı ön muhasebeyle bütünleşik kullanmak, çift veri girişini ve hata riskini ortadan kaldırır.
e-Fatura ve ön muhasebeyi tek sistemde birleştirmek isterseniz Marfin'i 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.