Çek ve Senet Takibi Nasıl Yapılır?
Çek ve senet, ticarette ödemenin ileri bir tarihe (vadeye) bağlandığı kıymetli evraklardır. İşletmeler hem müşterilerinden çek/senet alır hem tedarikçilerine çek/senet verir. Bu evrakların vadesini, tutarını ve durumunu düzenli takip etmek, nakit akışının sağlığı için kritiktir: vadesi unutulan bir senet nakit sıkışıklığına, karşılıksız çıkan bir çek ise alacak kaybına yol açabilir.
Çek ile senet arasındaki fark
İkisi de bir ödeme vaadidir, ama hukuki niteliği ve işleyişi farklıdır:
| Konu | Çek | Senet (bono) |
|---|---|---|
| Taraf | Banka üzerine düzenlenir | Kişi/şirket arasında düzenlenir |
| Nitelik | Bir ödeme aracıdır | Bir borç/ödeme vaadidir |
| Tahsilat | Bankaya ibraz edilerek | Vadesinde borçludan |
| Karşılıksızlık | Bankaca işlem görür | Yasal takip gerektirir |
Pratikte her ikisi de "vadeli tahsilat/ödeme" olarak ön muhasebede benzer biçimde izlenir; fark, tahsilat ve risk sürecindedir.
Alınan ve verilen kıymetli evrak
Takibi iki yönde düşünmek gerekir:
- Alınan çek/senet (portföy): Müşteriden tahsilat için aldığınız evraklar. Bunlar gelecekteki nakit girişinizdir; vadesinde tahsil edilmeli veya ciro edilmelidir.
- Verilen çek/senet: Tedarikçiye borcunuz için verdiğiniz evraklar. Bunlar gelecekteki nakit çıkışınızdır; vadesinde karşılığının kasada/bankada olması gerekir.
Bu iki akışı birlikte görmek, hangi gün ne kadar nakit gireceğini ve çıkacağını önceden planlamanızı sağlar. (Bkz. nakit akışı yönetimi.)
Neden düzenli takip şart?
- Vade riski: Verilen bir çekin vadesini kaçırmak, karşılıksız çek durumuna ve hukuki/ticari itibar kaybına yol açar.
- Tahsilat riski: Alınan bir senedin vadesini takip etmemek, geciken ve tahsil edilemeyen alacak demektir.
- Nakit planlama: Vade takvimi olmadan gelecek haftaların nakit dengesi öngörülemez.
- Portföy görünürlüğü: Elinizdeki çeklerin toplam değeri ve vade dağılımı, kısa vadeli likidite tablonuzdur.
Çek-senet takibinde ön muhasebenin rolü
Bir çek/senet yalnızca bir kağıt değildir; tahsil edildiğinde bir nakit hareketi ve bir muhasebe kaydı oluşturur. Bunları ayrı bir defterde tutup ön muhasebeden kopardığınızda, tahsilat gerçekleştiğinde kasayı ve cariyi elle güncellemek zorunda kalırsınız. Bütünleşik bir sistemde ise çek "tahsil edildi" işaretlendiği anda kasa/banka bakiyesi, cari hesap ve muhasebe kaydı kendiliğinden güncellenir.
Marfin'de alınan ve verilen çek/senetler vade takvimiyle izlenir; tahsil edildiğinde nakit hareketi ve muhasebe kaydı otomatik oluşur, vadesi yaklaşanlar için uyarı verilir.
Özet
- Çek ve senet, ödemeyi vadeye bağlayan kıymetli evraklardır; çek bankaya, senet kişiye dayanır.
- Alınan evrak gelecekteki nakit girişi, verilen evrak gelecekteki nakit çıkışıdır.
- Vade ve portföy takibi, hem tahsilat riskini hem nakit planlamasını doğrudan etkiler.
- Bütünleşik takip, tahsilat gerçekleştiğinde kasa, cari ve muhasebe kaydını otomatik günceller.
Çek ve senetlerinizi vade takvimiyle otomatik izlemek için Marfin'i 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.